Làm việc trong môi trường quốc tế vừa là cơ hội vừa là thử thách đối với một công dân toàn cầu. Khi hợp tác với những khách hàng, đồng nghiệp đến từ nhiều nơi trên thế giới, bạn sẽ được mở rộng kiến thức về văn hóa – xã hội, trở nên linh hoạt, tế nhị và sâu sắc hơn. Tuy nhiên, đi kèm với đó là rủi ro mâu thuẫn do sự khác biệt văn hóa. Mức độ mâu thuẫn có thể từ nhẹ nhàng đến nghiêm trọng, có khi chỉ cần xin lỗi, giải thích nhưng cũng có lúc ảnh hưởng đến hiệu quả hợp tác hay thậm chí phá vỡ mối quan hệ làm ăn hoặc vuột mất hợp đồng quan trọng. Chính vì thế, sự nhạy cảm, tôn trọng và thấu hiểu văn hóa là yêu cầu cần thiết để thành công trong môi trường làm việc đa quốc gia.

Những khác biệt văn hóa thường gặp

Hiểu nhầm do bất đồng ngôn ngữ hay sự khác biệt về ý nghĩa ngôn ngữ cơ thể có thể phát hiện, giải thích và bỏ qua, nhưng có một số mâu thuẫn văn hóa gây trở ngại cho công việc, như:

• Giao tiếp trực tiếp hay gián tiếp: Góp ý thẳng thắn hay tế nhị, uyển chuyển? Bắt đầu công việc ngay cho đỡ mất thời gian hay xã giao vài câu cho không khí bớt căng thẳng? Tất cả còn tùy thuộc vào việc đối tác của bạn là người nước nào. Các quốc gia Á Đông như Việt Nam, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc… rất coi trọng thể diện nên việc phê bình trực tiếp, góp ý thẳng thắn có thể bị xem là bất lịch sự. Trong quyển sách “Chuyện người Tây ở xứ Ta”, tác giả Marnick Schoonderwoerd, giám đốc tiếp thị của công ty du lịch Phuotvivu, chia sẻ rằng thời gian đầu làm việc với người Việt Nam, anh gặp khó khăn trong việc giao tiếp. Vốn quen với phong cách bộc trực, thẳng thắn của người Hà Lan, anh bị một số người mới gặp cho là cáu kỉnh, thô lỗ, trong khi anh chỉ muốn bày tỏ hết suy nghĩ của mình.

• Văn hóa tôn ti: Nếu trong văn hóa phương Tây, quản lý hay lãnh đạo chỉ là một chức vụ thì văn hóa phương Đông rất xem trọng người sếp. Mọi quyết định dù lớn hay nhỏ đều phải chờ phê duyệt của cấp trên. Sự khác biệt này đã dẫn đến kiểu tình huống dở khóc dở cười như: một công ty Hoa Kỳ làm việc với doanh nghiệp Nhật Bản. Phía Hoa Kỳ gửi yêu cầu điều chỉnh một chi tiết rất nhỏ trong sản phẩm. Đợi mãi không thấy phản hồi, họ cử hai nhân viên bay sang Nhật để trực tiếp trình bày. Trong cuộc gặp gỡ, sau khi nghe phía đối tác đưa ra đòi hỏi, người đại diện công ty Nhật chỉ trả lời ngắn gọn: “Đợi tôi hỏi ý cấp trên.”

• Quan niệm về thời gian: Quan niệm “đúng giờ” ở mỗi quốc gia rất khác nhau. Đối với những nước xem giờ giấc là kỷ luật thì đây là nguyên tắc “bất di bất dịch”. Với người Nhật, muộn một phút cũng là muộn. Với người Đức – nơi tôn thờ sự đúng giờ thì “Thà đến sớm 5 phút còn hơn đến muộn 1 phút. Đúng giờ là sự lịch thiệp của các ông vua” (Nguồn: theo bài viết “Định nghĩa về giờ cao su ở các quốc gia trên thế giới”, báo Yan News). Ngược lại, khi bạn làm việc với người Trung Quốc, Mexico, Hy Lạp… thì có thể cà kê một chút. Dĩ nhiên, vấn đề giờ giấc trong công việc đôi khi sẽ khác trong đời sống thường nhật nên tốt nhất, bạn hãy luôn đúng giờ.

Cách hạn chế mâu thuẫn văn hóa trong công việc

Tuy không thể hiểu tường tận văn hóa của từng quốc gia, từng đối tác, nhưng sau đây là một số cách chuẩn bị để giúp bạn làm việc thuận lợi và dễ dàng thành công hơn trong môi trường quốc tế:

1. Tìm hiểu

Hãy dành thời gian tìm hiểu vài đặc điểm cơ bản trong văn hóa của khách hàng. Ít nhất, bạn cũng nên biết sơ về bối cảnh chính trị, lịch sử quốc gia của họ. Họ theo chủ nghĩa tư bản hay chủ nghĩa xã hội? Họ có xem trọng tôn ti, thứ bậc không? Nếu có, bạn nên bố trí chỗ ngồi ra sao? Ví dụ, khi gặp gỡ đối tác Nhật Bản, bạn nên sắp xếp ghế theo nguyên tắc: người có địa vị quan trọng sẽ ngồi xa cửa, người có cấp bậc càng thấp thì càng ngồi gần cửa. Ưu tiên số một thuộc về khách hàng, sau đó đến quản lý và cuối cùng là nhân viên. Nếu mời đối tác dùng bữa, bạn cần chú ý đến những giới luật trong tôn giáo. Chẳng hạn, người đạo Hồi kiêng ăn thịt lợn, người theo Ấn Độ giáo không ăn thịt bò. 

2. Đừng vội đưa ra kết luận hoặc phán xét

Khi trao đổi công việc, có thể bạn sẽ cảm thấy khó hòa hợp vì đối tác quá trầm tính, ít bày tỏ quan điểm hoặc nói “thao thao bất tuyệt”. Có thể bạn sẽ cảm thấy họ hơi “hung hăng” hay lạnh lùng, khó gần. Tuy nhiên, trước khi đưa ra phán xét, bạn nên nhớ rằng cách ứng xử đó xuất phát từ văn hóa của mỗi người. Nếu cảm thấy không thoải mái hoặc muốn hiểu rõ hơn về quan điểm của đối phương, hãy trao đổi một cách lịch sự, nhưng trên hết, bạn nên quan sát thái độ của đối tác để biết họ có sẵn sàng nêu ý kiến hay không.

3. Diễn đạt đơn giản, dễ hiểu 

Dù hiện nay tiếng Anh là ngôn ngữ quốc tế, thường được sử dụng để giao dịch, kinh doanh nhưng điều đó không có nghĩa là bạn và đối tác có thể hiểu nhau hoàn toàn. Tiếng Anh của người bản ngữ so với người sử dụng như ngôn ngữ thứ hai và dùng như một ngoại ngữ có thể rất khác nhau. Vì vậy, khi giao tiếp, đặc biệt là trong công việc, hãy trình bày đơn giản hết sức có thể, tránh dùng thành ngữ hoặc cách nói ít phổ biến. 

4. Đừng “vơ đũa cả nắm”

Mỗi cá nhân đều mang đặc điểm văn hóa của đất nước họ nhưng điều đó không có nghĩa là ta có thể dựa vào một người để kết luận khuôn mẫu chung cho tất cả người dân ở quốc gia đó. Vì khi “vơ đũa cả nắm”, bạn sẽ dễ đánh mất cơ hội tìm hiểu các nét văn hóa thú vị và tính cách của mỗi con người.

5. Cho tất cả mọi người cơ hội nêu ý kiến

Trong cuộc họp, người Trung Quốc thường giữ yên lặng và nhẫn nại đợi đến lượt mình phát biểu ý kiến, trong khi đó, người Ý lại hăng say tranh luận. Tuy nhiên, dù bạn làm việc trong môi trường nào, hãy luôn dành thời gian, không gian để tất cả mọi người được lên tiếng.

6. Minh bạch thông tin là ưu tiên hàng đầu

Đừng ngại hỏi lại khi bạn chưa nắm rõ nội dung cuộc giao tiếp. Điều này tưởng dễ  mà lại khó bởi trong một số nền văn hóa Á Đông, nhân viên thường ngại hỏi và luôn tỏ ra nắm bắt được vấn đề trong khi họ không thật sự rõ lắm. Trước khi bước vào cuộc trao đổi, hãy liệt kê ra những thông tin bạn cần cung cấp và cần nhận được từ đối tác. Bên cạnh đó, để tránh hiểu lầm, bạn có thể dùng kỹ thuật hỏi để xác nhận: “Tôi hiểu ý anh chị như thế này… có đúng không?” Cách này giúp đôi bên nắm rõ về thông điệp mình đã truyền đạt hoặc nhận từ người kia. 

Sự hiểu biết và tôn trọng khác biệt văn hóa là một trong những thước đo mức độ chuyên nghiệp của bạn trong môi trường làm việc đa quốc gia. Thời gian đầu, có lẽ bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn để thích nghi nhưng dần dần, bạn sẽ học được cách quan sát, học hỏi và biến trải nghiệm làm việc đa văn hóa thành hành trang quý báu trong sự nghiệp.

Người viết: Phương Hạ