Đa nhiệm (multitasking) có lẽ không còn là khái niệm xa lạ đối với chúng ta. Đây là đề tài gây ra không ít tranh cãi với hai luồng quan điểm. Một bên cho rằng đa nhiệm là kỹ năng thiết yếu của công dân thời đại 4.0. Một bên phản biện rằng việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc gây mất tập trung, kém hiệu quả và rốt cuộc không việc nào hoàn thành đến nơi đến chốn.

Nếu suy nghĩ kỹ hơn, bạn sẽ nhận ra rằng chúng ta đã đa nhiệm trước cả khi khái niệm này xuất hiện trong từ điển. Trong cuộc sống, liệu có ai không đảm nhận nhiều hơn một vai trò? Chúng ta đi học, đi làm, làm chồng, làm vợ, làm cha, làm mẹ… mỗi vai trò ấy lại phân ra thành ti tỉ nhiệm vụ khác nhau.  Do đó, dù muốn dù không, đa nhiệm vẫn là một kỹ năng ta nên học để thích nghi và cân bằng giữa đời sống công việc với đời sống cá nhân.

Nếu bạn mong muốn trở thành một công dân toàn cầu, kỹ năng này lại càng quan trọng. Công dân toàn cầu là một mục đích lớn, để đạt được nó, chúng ta cần chia thành nhiều mục tiêu nhỏ theo từng giai đoạn: tích lũy kinh nghiệm, mở rộng quan hệ, trau dồi ngoại ngữ… Càng phân tích tỉ mỉ hơn, bạn sẽ càng thấy mình buộc phải trở thành một người đa nhiệm thông minh, hoạt bát.

Bạn đã hiểu đúng về “đa nhiệm”?

Từ “multitasking” (đa nhiệm) xuất phát từ lĩnh vực máy tính, mô tả trạng thái máy tính đang thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc. Hẳn bạn đã quen với việc chuyển qua chuyển lại giữa nhiều cửa sổ. Khi ấy, máy tính đang “đa nhiệm”.

Tuy nhiên, bộ não của chúng ta hoạt động khác với máy tính. Nó không thể “bật” nhiều cửa sổ, mở nhiều ứng dụng đồng thời. Nhà tâm lý học nhận thức Art Markman làm việc tại Trường Đại học Texas ở Austin khẳng định: “Bộ não của con người chỉ có thể thực hiện một nhiệm vụ ở một thời điểm. Bạn tập trung làm việc này, sau đó chuyển sang làm việc khác. Việc chuyển đổi xảy ra nhanh đến mức ngay đến bạn cũng không nhận ra mình chỉ đang làm một nhiệm vụ. Bạn vẫn cảm thấy mình đang đa nhiệm nhưng thực tế chỉ là chia sẻ thì giờ mà thôi.” Bên cạnh đó, bộ não cần trung bình 10 – 15 phút để làm quen với công việc mới và đạt được trạng thái tập trung. Đây là lý do tại sao bạn làm việc kém hiệu quả nếu tranh thủ vừa giải quyết bài tập vừa trả lời tin nhắn, hoặc đang thực hiện việc này lại xọ sang việc kia. 

• 

Vậy chúng ta có những cách nào để rèn luyện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả?

1. Chấp nhận rằng nguồn lực của chúng ta có hạn

Chúng ta có thể đa nhiệm không có nghĩa là ta nên nhét vô số nhiệm vụ vào quỹ thời gian của mình. Hãy nhớ nguồn lực thời gian, ngân sách và khả năng của mỗi người đều có hạn. Khi bạn chia thêm nguồn lực cho vai trò mới nghĩa là nguồn lực cho những vai trò cũ phải ít lại. Nếu vậy, bạn có đảm bảo hoàn thành chúng ở mức như mình mong muốn không? Chưa kể, cuộc sống không thể chỉ xoay quanh trách nhiệm, nhiệm vụ và công việc, bạn cần có thời gian chăm sóc bản thân và phục hồi năng lượng. Do đó, trước khi nhận thêm một nhiệm vụ mới, hãy cân nhắc các câu hỏi sau:

1. Nhiệm vụ này mang lại cho tôi giá trị gì? Giá trị đó tôi có thể khai thác từ những nhiệm vụ hiện tại không?
2. Nếu nhận nhiệm vụ này, kết quả tôi mong muốn đạt được là gì? 
3. Tôi cần đầu tư bao nhiêu thời gian để đạt được kết quả đó? 

Việc phân tích này sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng, chi tiết hơn về tình hình hiện tại, để ra quyết định sáng suốt chứ không hề ngăn cản bạn đón nhận cơ hội mới.

2. Danh sách việc cần làm và thứ tự ưu tiên

Việc lựa chọn áp dụng phương pháp quản lý thời gian nào không quan trọng bằng việc thực hiện có đều đặn hay không. Theo một nghiên cứu của nhà nghiên cứu tâm lý sức khỏe tại Đại học College London Phillippa Lally đăng tại “European Journal of Social Psychology”, thời gian trung bình để hình thành một thói quen mới là hai tháng, chính xác là 66 ngày. Trong quá trình làm quen với phương pháp làm việc mới, chắc chắn bạn sẽ phải thử nghiệm, điều chỉnh và gặp không ít chệch choạc, nhưng hãy kiên trì bám sát một giải pháp cốt lõi.

Hiện tại, hai cách mà tôi đang thực hiện là giới hạn năm việc cần làm trong ngày và xếp theo bốn mức độ ưu tiên:

• 

Mức 1: Gấp và quan trọng – làm ngay

Mức hai: Quan trọng, không gấp – chia nhỏ ra trong nhiều ngày

Mức ba: Không quan trọng, gấp – cân nhắc xem sẽ tự làm hay ủy nhiệm

Mức bốn: Không quan trọng, không gấp – làm nếu còn thời gian rảnh. 

Thứ tự ưu tiên không chỉ áp dụng cho công việc trong ngày mà còn đối với cả một giai đoạn dài. Chẳng hạn, bạn xác định mục tiêu trong năm kế tiếp là săn học bổng du học, vậy bạn nên tập trung vào học tập, rèn luyện ngoại ngữ, có thể bớt một vài hoạt động ngoại khóa và chỉ giữ lại những dự án cần thiết. Huyền Chip – tác giả của “Xách ba lô lên và đi” và “Giấc mơ Mỹ – Đường đến Stanford”, từng chia sẻ rằng trong thời gian ứng tuyển vào Stanford, cô kiên quyết từ chối những cuộc đi chơi, bớt xã giao để tập trung vào mục tiêu quan trọng nhất.

Bên cạnh thời gian thì năng lượng cũng là một yếu tố quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt công việc. Hãy làm những việc quan trọng, cần đầu tư nhiều chất xám vào khoảng thời gian đầu óc tỉnh táo, cơ thể khỏe mạnh nhất trong ngày. Bạn có thể tự theo dõi hiệu suất làm việc trong vòng một tuần để tìm ra những khung giờ vàng của mình. Hãy đặt đồng hồ reo sau mỗi một đến hai tiếng và quan sát xem mình đã thực hiện những việc gì với kết quả ra sao.

3. Tập trung

Bạn đang học Anh văn nhưng cứ năm phút lại liếc sang Facebook một chút. Bạn dự định viết thư ứng tuyển học bổng trong hai tiếng nhưng nửa tiếng trôi qua, bạn giật mình nhận ra mình đang “vô thức” bấm điện thoại. Câu chuyện mất tập trung này có lẽ không phải của riêng ai. Nếu bạn cũng bắt gặp mình rơi vào tình trạng trên, hãy thử một vài cách sau:

• Quản lý từng giờ đồng hồ: Thay vì để hai, ba tiếng bị lãng phí vô ích, hãy đặt chuông sau mỗi giờ. Tiếng chuông sẽ “thức tỉnh” bạn: Nãy giờ mình đã làm gì rồi? Kiểm tra lại to-do-list xem tiếp theo sẽ làm gì đây? Đây cũng là tín hiệu để bạn nghỉ ngơi một chút.
• Phương pháp Pomodoro: Làm 25 phút, nghỉ 5 phút. Sau bốn phiên như thế thì nghỉ 15 phút. Đây là giải pháp dành cho những bạn bước đầu rèn luyện khả năng tập trung. Hãy bắt đầu từ khoảng thời gian ngắn nhất (25 phút), làm việc liên tục không gián đoạn sau đó nâng dần lên để tập cho não bộ quen dần với nhịp độ mới. Tuy nhiên, cách này sẽ không phù hợp với những công việc tập trung dài hơi như viết lách, dịch thuật, lập trình…
• Tạo ra “nghi thức” (ritual) để bắt đầu làm việc: “Nghi thức” có thể hiểu là một (hoặc vài) việc nhỏ, đơn giản để tạo đà trước khi bắt tay vào việc. Đó có thể là xem lại danh sách việc cần làm, nghe vài bản nhạc truyền cảm hứng hay đọc vài trang sách… Hãy chọn việc mà bạn thích nhất để nuôi dưỡng cảm xúc tích cực.

• 

4. Kết hợp các nhiệm vụ với nhau

Xét về khía cạnh nào đó, phương pháp này giống như việc mở nhiều cửa sổ trên máy tính cùng một lúc. Bạn có thể thử hai cách kết hợp nhiệm vụ: 

• Kết hợp một việc yêu thích và một việc không thích: rửa chén và nghe sách nói, đi bộ và nghe Anh văn, xem phim bằng tiếng nước ngoài…
• Kết hợp hoặc chuyển đổi giữa hai nhiệm vụ liên quan. Khi làm như thế, bộ não của bạn sẽ dễ dàng, nhanh chóng làm quen với công việc mới hơn.

Bạn chỉ có thể đa nhiệm khi hiểu rõ mục tiêu của bản thân, lập kế hoạch làm việc rõ ràng và kiên trì rèn luyện sự tập trung, theo đuổi một hay vài phương pháp nhất định cho đến khi thành thạo. Tuy nhiên, hãy bắt đầu từng bước một, từ từ gia tăng số lượng công việc, chớ làm việc mà không có mục tiêu rõ ràng cho từng ngày vì như vậy, bạn sẽ dễ mệt mỏi và rối tung lên.

Người viết: Phương Hạ